Whistleblowing: il datore di lavoro e i canali di segnalazione nel decreto attuativo

Il decreto legislativo n. 24/2023 attua la Direttiva Europea n. 2019/1937 sul whistleblowing e amplia la sfera di applicazione delle regole, delle tutele e delle misure di sostegno per il segnalante.

Il Whistleblowing

Il Whistleblowing è l’inglesismo utilizzato per definire il caso in cui il dipendente di una impresa segnali il sospetto di violazioni di leggi o regolamenti e di commissione di reati o casi di corruzione o frode oppure di situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica. 

Il Whistleblowing è disciplinato dalla Direttiva Europea n. 2019/1937 attuata, anche se in ritardo anche nel nostro Paese con il decreto legislativo di attuazione n. 24/2023, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 63 del 15 marzo 2023, vigente dal 30 marzo 2023.

 Le disposizioni, contenenti importanti novità normative, avranno effetto dal 15 luglio 2023. 

Disciplina che riguarda i datori di lavoro 

I datori di lavoro obbligati al rispetto delle regole del Decreto agli articoli 2 e art. 3 sono: 

•  nel settore pubblico: le amministrazioni pubbliche, le autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione, gli enti pubblici economici, gli organismi di diritto pubblico, i concessionari di pubblico servizio, le società a controllo pubblico e società in house; 
• nel settore privato: coloro che nell’ultimo anno hanno impiegato una media di almeno 50 dipendenti assunti con contratti a tempo indeterminato o determinato. 

Estensione soggettiva delle tutele previste per il segnalante 

Le tutele previste per il segnalante, sono estese anche ad altri soggetti, tra i quali assumono particolare importanza: 

• il facilitatore: la persona fisica che assiste il segnalante durante tutto il procedimento di segnalazione, che si trova nello stesso contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata; 
• coloro che fanno parte dello stesso ambito lavorativo del segnalante e che sono legate allo stesso da un legame affettivo o di parentela fino al 4 grado; 
• i colleghi che hanno con lo stesso un rapporto abituale e corrente. 

I canali di segnalazione 

Il dipendente che segnala, o whistleblower può dare la comunicazione sui presunti illeciti di cui ha conoscenza attraverso tre distinti canali.

1. Canale interno 

I canali di segnalazione interna  garantiscono la riservatezza del segnalante e della persona coinvolta (soggetto ritenuto responsabile o che comunque è coinvolto nella violazione) o menzionata (ad esempio un collega presente nel momento in cui il segnalante è venuto a conoscenza della violazione) nella segnalazione. 

La gestione del canale interno è affidata a una persona (interna o esterna all’azienda o all’ente), oppure a un ufficio  interno.  

In entrambi i casi, il personale deve essere formato per svolgere correttamente la funzione.  

I soggetti pubblici hanno l’obbligo di prevedere il responsabile della prevenzione, corruzione e trasparenza e sono tenuti ad affidare la gestione del canale interno a questa persona o a quell’ufficio.  

In particolare l’obbligo riguarda un dirigente che viene nominato da specifici organi delle pubbliche amministrazioni e che ha il compito di mettere in atto le azioni idonee a impedire e a contrastare i fenomeni di corruzione.  

Dal punto di vista della procedura, quando il segnalante comunica una violazione, lo fa in forma scritta o orale all’ufficio o alla persona preposta dentro il suo ambiente di lavoro, chi gestisce il canale interno delle segnalazioni rilascia un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni da quando la segnalazione è stata ricevuta. 

A questo momento seguono approfondimenti nel corso dei quali può emergere la necessità di chiedere al segnalante di integrare con più informazioni quanto già segnalato. 

Il procedimento della segnalazione infine si chiude con il riscontro, ovvero la risposta alla segnalazione che va data entro tre mesi. 

2. Canale Esterno 

La segnalazione tramite il canale esterno può essere valida solo se: 

•  il canale interno non è attivo o la sua attivazione non è obbligatoria (perché ad esempio, come previsto dall’articolo 4, i comuni diversi dai capoluoghi possono condividere un canale comune  per ricevere le segnalazioni); 
• la segnalazione interna è stata effettuata, ma non ha avuto seguito; 
• il segnalante ha fondati motivi per ritenere che la segnalazione interna non avrebbe seguito; 
• il segnalante ho fondate ragioni per ritenere che la violazione costituisca un pericolo palese o imminente per l’interesse pubblico. 

Le segnalazioni possono essere effettuate: 

• in forma scritta, analogica e informatica; 
•  in forma orale, per mezzo del telefono o di messaggi vocali; 
• di presenza, con incontro diretto, su richiesta del segnalante. 

ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione), gestisce le segnalazioni esterne anche se la segnalazione viene presentata ad altri. 

L’Autorità tiene sempre aperta la comunicazione con il whistleblower, a cui può chiedere di integrare la  segnalazione. ANAC è tenuta a dare corso alla segnalazione e, in alcuni casi, può compiere ulteriore attività istruttoria. Quando rileva che la segnalazione non è di sua competenza, la trasmette alle autorità amministrative e giudiziarie di competenza, e ne avvisa il segnalante. 

I tempi con cui ANAC dà  riscontro alle segnalazioni sono diversi da quelli visti per le segnalazioni interne: 

• entro tre mesi dall’avviso di ricevimento della segnalazione 
• entro sei mesi (in presenza di ragioni giustificate e motivate), dalla data   dell’avviso di ricevimento della segnalazione o, se mancante, entro sei mesi dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento. 

Una sezione specifica del sito dell’ANAC è dedicata alle segnalazioni e alle informazioni di rilievo previste per il whistleblower che lo aiutano a comprendere in che modo effettuare la segnalazione. 

3. Divulgazioni pubbliche 

La divulgazione pubblica consiste nel rendere di dominio pubblico le informazioni sulla violazione tramite la stampa o i mezzi elettronici. Questa è la soluzione che la legge prevede come residuale a disposizione del whistleblower ed è prevista solo in casi determinati. 

Le tutele in caso di divulgazione pubblica della segnalazione riguardano infatti solo tre casi specifici: 

• che alla segnalazione interna ed esterna non sia stato dato riscontro nei termini delle misure previste dalla norma; 
• che il segnalante abbia motivi fondati per ritenere che la violazione rappresenti un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico; 
• che il segnante tema ritorsioni  
• che la segnalazione non sia ritenuta efficace a causa delle circostanze particolari del caso concreto. 

Il decreto fa riferimento nello specifico all’occultamento o alla distruzione delle prove o all’ipotesi di una collusione tra chi ha ricevuto la segnalazione e l’autore della violazione stessa.